Jahresabschluss erstellen

Das deutsche Handelsgesetzbuch regelt die Verpflichtung zur Aufstellung eines Jahresabschlusses. Als Teil des Bilanzierungsvorganges wird das gesamte Wirtschaftsjahr, die GuV sowie bei einigen Gesellschaftsformen der Anhang dargelegt. Verantwortlich für die Richtigkeit aller Daten ist die Geschäftsführung. Obwohl Rechnungswesen, Buchhaltung und externe Steuerberater den Jahresabschluss vorbereiten, ist dennoch der Vorstand, Geschäftsführer oder Inhaber zur eigenhändigen Unterschrift verpflichtet.

Nach Ablauf des Wirtschaftsjahres muss innerhalb von drei Monaten der Jahresabschluss aufgestellt werden. In dieser Periode erfolgen sämtliche abschließende Buchungen aller relevanten Geschäftsvorfälle, die Bewertung von Schulden und Vermögensgegenständen sowie die Klärung von Kreditoren- und Debitorenkonten. Am Ende dieser Vorgänge entsteht ein Entwurf des Jahresabschlusses. Bei großen Gesellschaften sorgt ein externer Wirtschaftsprüfer im Anschluss für die Richtigkeit der verarbeiteten Daten.

In Personen- und Kapitalgesellschaften steht der Geschäftsführer in der Verantwortung, den Bilanzentwurf an die Gesellschafter zur Feststellung weiterzuleiten. Über die Verwendung des Jahresgewinns wird in der Gesellschaftsversammlung entschieden. Obwohl die Feststellung des Jahresabschlusses durch die Gesellschafter erfolgt und diese den Geschäftsführer entlasten, gilt der gesamte Prozess erst als abgeschlossen, wenn der Geschäftsführer diesen unterzeichnet.

ACHTUNG: Je nach Gesellschaftsform und Größe des Unternehmens sind spezielle Fristen zur Vorlage einzuhalten. Da Jahresabschlüssen innerhalb des nationalen Wirtschaftssystems eine große Bedeutung zukommt und sie als Grundlage zur Beurteilung wirtschaftlicher Situationen gelten als auch wichtiger Bestandteil des Gläubigerschutzes sind, ziehen verspätete Veröffentlichungen oder unrichtige Abschlüsse hohe Geldstrafen und Zwangsgelder der Finanzbehörden nach sich.

Wer muss einen Jahresabschluss erstellen?

Im Sinne des HGB muss jeder Kaufmann bilanzieren und eine GuV aufstellen. Dabei erkennt das Handelsgesetzbuch verschiedene Arten von Kaufleuten an. Betreibt ein Einzelunternehmer eine Schuhfabrik, so ist er kein Kaufmann nach dem HGB und nicht im Handelsregister eingetragen. Lässt er sich jedoch im HGB registrieren und firmiert ab jetzt mit „eingetragener Kaufmann“, ist er zum Bilanzieren verpflichtet.

Auch sogenannte Formkaufleute (OHG, KG, GmbH und AG) halten die Kaufmannseigenschaft aufrecht – unabhängig davon, ob sie ein Handelsgewerbe betreiben. Andere Unternehmer, Kleingewerbetreibende oder Freiberufler haben keine Verpflichtung einen Jahresabschluss zu erstellen oder zu veröffentlichen. Für sie ist die Dokumentation des Gewinnes durch eine Einnahmen- und Überschussrechnung ausreichend.

Wie bereite ich meinen Jahresabschluss vor?

Da Unternehmer jedes Jahr aufs Neue Ihren Jahresabschluss erstellen müssen, ist eine strukturierte Vorbereitung ratsam. Rechtzeitig mit dem Zusammentragen aller notwendigen Dokumente zu beginnen, kann das steuerliche Ergebnis durchaus optimieren. Zunächst sollte die Entscheidung fallen, wer den Jahresabschluss erstellen wird. Wird er intern entworfen oder extern über einen Steuerberater errichtet?

Wie immer dieser Entschluss ausfällt, es mangelt niemals an der Notwendigkeit der richtigen Vorbereitung. Die meiste Arbeit bereitet die Sortierung der Arbeitsunterlagen. Gesellschaftsverträge, Handelsregisterauszug, Rechnungskopien, Spendenbelege sowie Leasing-, Miet- und Pachtverträge sind zusammenzustellen. Um den Jahresabschluss koordiniert vorzubereiten, müssen Anlagevermögen, Vorräte, Verträge, Fahrtenbücher, Buchungsbelege, Abschreibungen und Forderungen erfasst werden.

Abschließend werden Rechnungsabgrenzungen durchgeführt und die Rückstellungen gebildet. Es gilt: Keine Buchung ohne Beleg! Wer jedoch den Jahresabschluss steuerlich optimieren möchte, sollte unbedingt „rechnen“. Wenig Gewinn bedeutet eine geringe Steuerpflicht. Es kann sich lohnen darüber nachzudenken, ob Investitionen vielleicht vorgezogen werden sollten, Einnahmen ins nächste Jahr zu verschieben sind oder Rechnungen noch im aktuellen Jahr beglichen werden.

Wie wird ein Jahresabschluss erstellt?

Die Dokumentation aller Geschäftsprozesse erfolgt seit 2015 digital. Sowohl betriebsinterne Software-Lösungen als auch die OpenSource Plattform Elster der Finanzbehörden bilden einheitliche Schnittstellen für den direkten Übertragungsweg. Unmittelbar aus der Software der Online-Buchhaltung heraus sind alle notwendigen Daten einfach und übersichtlich zu ermitteln. Der Upload zur Behörde erfolgt mittels eines eigenen Zertifikats, digitale Signaturen sind nicht notwendig.

Nach erfolgreicher Authentifizierung erfolgt die Abspeicherung im System. Laut HGB muss der Jahresabschluss innerhalb der ersten drei Monate nach Ablauf des Geschäftsjahres erfolgen. Nur kleine Gesellschaften dürfen ihre Frist auf insgesamt sechs Monate ausdehnen. Fristen und Abgabevorschriften deklariert das Handelsgesetzbuch im § 264. Für deutsche Unternehmen ist jede Handelsbilanz nicht nach internationalen Standards wie dem IFRS oder USGAAP zu erstellen, sondern ausschließlich nach dem HGB.

Vor allem Unternehmen müssen sich den deutschen Regulationen in dieser Hinsicht anpassen. Die Datenübermittlung selbst erfolgt im XBRL-Datenformat, welches speziell für die Automatisierung von Wirtschaftsinformationen konzipiert wurde. Die Taxonomie ist für die Struktur verantwortlich und gliedert alle Jahresabschlussdaten. So beinhaltet der Mindestumfang der E-Bilanz eine GuV, Steuer- und Handelsbilanz, Gewinnermittlung und steuerliche Modifikationen wie Überleitungen oder Umgliederungen. Alle Informationen können kostengünstig und online zur jeweiligen Finanzbehörde übermittelt werden.